Văn phòng ảo là một công ty hoạt động như một đơn vị có một địa chỉ gửi nhận thư thực, nhưng không tồn tại ở một địa điểm cụ thể. Chi phí vận hành văn phòng ảo cho thuê thấp hơn nhiều so với văn phòng truyền thống đã khiến doanh nghiệp ngày càng ưa chuộng loại hình này.

 

 

Văn phòng ảo là gì?

Văn phòng ảo cung cấp cho các doanh nghiệp một địa chỉ thực và các dịch vụ liên quan đến văn phòng mà không cần thuê dài hạn hay mua sắm mới. Với văn phòng ảo, nhân viên có thể làm việc từ bất cứ đâu mà vẫn có địa chỉ nhận gửi thư, dịch vụ trả lời điện thoại, phòng họp…

 

Cách hoạt động của văn phòng ảo

Cho thuê văn phòng ảo hoạt động như một đơn vị tư nhân phục vụ khách hàng nhưng không tồn tại ở một địa điểm cố định. Hình thức văn phòng này đặc biệt phổ biến ở các công ty khởi nghiệp và doanh nghiệp nhỏ muốn giảm thiểu chi phí. Việc tạo ra các dịch vụ và phần mềm hỗ trợ năng suất làm việc dựa trên Internet, ví dụ như họp hội nghị trực tuyến, đã giúp thúc đẩy sự phát triển của văn phòng ảo.

 

 

Một văn phòng ảo cũng có thể giúp tăng năng suất cao hơn vì các dịch vụ của nó hỗ trợ người lao động không mất thời gian cho các công việc hành chính cũng như đi làm. Mỗi nhân viên có thể làm việc từ địa điểm thuận tiện nhất và doanh nghiệp không bị giới hạn trong việc thuê nhân viên phải sống gần công ty.

 

Khi ngày càng có nhiều người tìm cách làm việc từ xa, những lợi ích của văn phòng ảo đã được nhận rõ ràng hơn. Tuy nhiên, không phải mọi thứ đều dễ dàng như bạn tưởng. Một số người có thể thấy việc lập lịch cho không gian văn phòng ảo không khác gì những xung đột lập lịch tốn thời gian vốn có cho một văn phòng thực.

 

Ưu điểm và nhược điểm của văn phòng ảo

Sức hấp dẫn của việc thuê văn phòng ảo đối với doanh nghiệp là rất lớn.

Thứ nhất, chi phí hàng tháng của một văn phòng ảo thấp hơn nhiều so với văn phòng truyền thống. Bởi nó không có chi phí bảo trì và duy trì, cũng như không cần nhân viên dọn dẹp. Văn phòng ảo cũng có thể được bảo đảm thông qua hợp đồng thuê hàng tháng, do đó sẽ có tính linh hoạt cao hơn nếu doanh nghiệp muốn thay đổi (không phải đợi hợp đồng thuê hết hạn hoặc phải chịu chi phí của hợp đồng thuê nếu hủy trước hạn).

Chi phí để sử dụng một văn phòng ảo có thể từ dưới 40 USD đến hơn 200 USD mỗi tháng. Càng nhiều dịch vụ được thêm vào, nó sẽ càng đắt hơn.

 

 

Thứ hai, văn phòng ảo có thể cung cấp địa chỉ gửi thư, dịch vụ trả lời điện thoại và hội nghị trực tuyến . Do đó, một doanh nghiệp nhỏ có thể xuất hiện với quy mô lớn hơn nó có thể. Văn phòng ảo cũng có thể cung cấp một địa chỉ thực (hoặc nhiều địa chỉ) để người dùng gặp gỡ khách hàng. Đôi khi, địa chỉ có thể tạo ra uy tín cho người dùng văn phòng ảo, chẳng hạn như nếu địa chỉ đó là một vị trí hoặc đường phố nổi tiếng. Một dịch vụ trả lời điện thoại chuyên nghiệp có thể có tác dụng tương tự.

 

Một số dịch vụ mà việc sắp xếp văn phòng ảo cung cấp yêu cầu lập kế hoạch trước để sử dụng. Ví dụ, nhiều gói đi kèm với việc sử dụng hạn chế các phòng hội nghị hoặc các dịch vụ hội nghị truyền hình và hội nghị từ xa có giới hạn. Các văn phòng ảo cũng có thể bị hạn chế truy cập vào ban đêm và cuối tuần. Người dùng có thể thấy sự thiếu linh hoạt hạn chế và bất tiện. Ngoài ra còn có khả năng gây mất tập trung khi làm việc tại nhà và do đó một số nhân viên có thể không làm việc hiệu quả khi làm việc trong môi trường văn phòng ảo.

 

Tổng kết

Sự phát triển của các công cụ như hội nghị trực tuyến và các dịch vụ quản lý tin nhắn đã kéo theo việc sử dụng văn phòng ảo ngày càng nhiều. Việc sắp xếp văn phòng ảo giúp mở rộng các lựa chọn công việc cho nhân viên và các lựa chọn tuyển dụng cho các doanh nghiệp.