Quản lý hàng tồn kho là một trong những thách thức lớn nhất đối với các doanh nghiệp nhỏ. Việc không kiểm soát tốt tồn kho có thể dẫn đến tình trạng dư thừa, thiếu hụt hàng hóa hoặc lãng phí chi phí lưu kho. Nhưng đừng lo - bài viết này sẽ trang bị cho bạn những chiến lược đột phá để tối ưu hóa quản lý hàng tồn, giúp nâng cao hiệu suất kinh doanh và đưa doanh nghiệp của bạn lên một tầm cao mới.

 

Các phương pháp quản lý hàng tồn kho cho doanh nghiệp nhỏ

1. Các phương pháp quản lý hàng tồn kho cho doanh nghiệp nhỏ

1.1 Ứng dụng công nghệ kiểm soát hàng tồn kho 

Sử dụng phần mềm quản lý hàng tồn kho là một trong những cách hiệu quả nhất để cải thiện quy trình quản lý. Công nghệ này không chỉ giúp tự động hóa quá trình nhập, xuất và kiểm tra hàng hóa mà còn cung cấp báo cáo tình trạng hàng hóa theo thời gian thực. 

Một số phần mềm nổi bật mà bạn có thể tham khảo bao gồm Viindoo Inventory, KiotViet, SUNO, Zoho Inventory và ứng dụng miễn phí quản lý kho trên điện thoại StockPile,...

Sử dụng phần mềm Viindoo Inventory để kiểm tra hàng tồn nhanh chóng

Lợi ích khi sử dụng phần mềm:

- Tự động hóa quy trình: Giúp giảm thiểu sai sót do nhập liệu thủ công, tiết kiệm thời gian và nguồn lực.

- Cập nhật dữ liệu tức thì: Cho phép theo dõi chính xác lượng hàng hóa đang tồn kho, giúp đưa ra quyết định kịp thời.

- Tích hợp dễ dàng: Phần mềm có khả năng kết nối với các hệ thống khác như kế toán hoặc bán hàng, đảm bảo tính đồng bộ trong quản lý dữ liệu.

1.2 Áp dụng mô hình quản lý hàng tồn kho Just-in-Time (JIT)

Mô hình Just-in-Time (JIT) giúp doanh nghiệp duy trì mức tồn kho tối thiểu, chỉ đặt hàng mới khi thực sự cần thiết. Phương pháp này không chỉ giảm thiểu lượng hàng tồn kho dư thừa mà còn giảm chi phí lưu kho, nâng cao tính linh hoạt trong việc đáp ứng nhu cầu thị trường.

Áp dụng mô hình JIT giúp giảm thiểu hàng bị tồn kho

Nếu bạn muốn áp dụng mô hình này hiệu quả, hãy xây dựng mối quan hệ chặt chẽ với nhà cung cấp để đảm bảo thời gian giao hàng nhanh chóng và đáng tin cậy, doanh nghiệp cần phát triển mối quan hệ đối tác chiến lược với nhà cung cấp.

1.3 Phân loại hàng tồn kho theo mô hình ABC

Mô hình quản lý hàng tồn kho ABC là một phương pháp phổ biến trong quản lý kho, giúp doanh nghiệp phân loại các sản phẩm dựa trên giá trị và mức độ quan trọng của chúng. 

- Nhóm A: Các sản phẩm có giá trị cao nhưng lượng bán thấp. Doanh nghiệp cần quản lý chặt chẽ để tránh thiếu hụt hoặc tồn kho dư thừa.

- Nhóm B: Các sản phẩm có giá trị trung bình và mức độ bán hàng ổn định. Cần duy trì mức tồn kho hợp lý.

- Nhóm C: Các sản phẩm có giá trị thấp nhưng lượng bán lớn. Doanh nghiệp có thể duy trì lượng hàng tồn kho lớn hơn.

Phân loại theo mô hình ABC giúp quản lý hàng hóa dễ dàng hơn

Việc phân loại hàng hóa theo mô hình này giúp doanh nghiệp tập trung nguồn lực vào các nhóm sản phẩm quan trọng, tối ưu hóa quy trình quản lý.

>>> Có thể bạn chưa biết: 5 phương pháp quản lý kho hàng hiệu quả nhất hiện nay

1.4 Dự báo nhu cầu hàng hóa

Dự báo nhu cầu là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp giám sát được quy trình quản lý hàng tồn kho hiệu quả. Dựa trên dữ liệu bán hàng trong quá khứ và các yếu tố tác động đến thị trường, doanh nghiệp có thể dự đoán xu hướng tiêu thụ trong tương lai.

Các yếu tố cần xem xét khi dự báo nhu cầu:

- Thời điểm bán chạy: Các dịp lễ, khuyến mãi, mùa vụ,...

- Xu hướng thị trường: Thay đổi trong thói quen mua sắm của khách hàng.

- Tình hình cạnh tranh: Sự xuất hiện của đối thủ mới trên thị trường.

1.5 Kiểm kê hàng tồn kho định kỳ

Kiểm kê hàng tồn kho định kỳ là một bước quan trọng trong quản lý hàng hóa. Việc này giúp doanh nghiệp xác định chính xác lượng hàng tồn thực tế, phát hiện sai sót và điều chỉnh kịp thời kế hoạch nhập hàng.

Doanh nghiệp nên thực hiện kiểm kê ít nhất 1-2 lần mỗi năm, tùy thuộc vào quy mô và loại hình kinh doanh, để đảm bảo số liệu luôn chính xác.

Thực hiện kiểm tra kho định kỳ

2. Những lưu ý quan trọng khi quản lý hàng tồn kho 

2.1 Thiết lập mức tồn kho tối thiểu

Để tránh tình trạng hết hàng hoặc hàng tồn kho quá nhiều, hãy thiết lập mức tồn kho tối thiểu cho từng sản phẩm. 

Khi hàng tồn kho giảm xuống dưới mức này, bạn sẽ biết khi nào cần đặt hàng bổ sung thông qua doanh số bán hàng trung bình hàng tháng và thời gian giao hàng của nhà cung cấp.

2.2 Thực hiện kiểm kê định kỳ

Phương pháp kiểm kê toàn bộ

Kiểm kê toàn bộ là phương pháp kiểm tra tất cả các sản phẩm có trong kho. Đây là phương pháp truyền thống và thường được áp dụng cho các doanh nghiệp nhỏ hoặc trong những giai đoạn nhất định, chẳng hạn như cuối năm.

Ưu điểm:

- Đảm bảo độ chính xác cao

- Đánh giá toàn diện tình hình kho

Mọi sản phẩm đều được kiểm tra kỹ càng nhờ phương pháp kiểm kê toàn bộ

Nhược điểm:

- Tốn thời gian và công sức

- Khó thực hiện thường xuyên

Phương pháp kiểm kê chọn lọc

Kiểm kê chọn lọc là phương pháp chỉ kiểm tra một số sản phẩm nhất định trong kho vào mỗi đợt kiểm kê. 

Phương pháp này thường được áp dụng cho các doanh nghiệp lớn có hàng hóa đa dạng và khối lượng lớn.

Ưu điểm:

- Tiết kiệm thời gian và nhân lực

- Thực hiện thường xuyên hơn

Nhược điểm:

- Có thể xảy ra các sự cố ngoài ý muốn

2.3 Xây dựng mối quan hệ với nhà cung cấp

Xây dựng mối quan hệ tốt với các nhà cung cấp sẽ giúp bạn dễ dàng hơn trong việc đặt hàng, nhận hàng để có được giá cả tốt hơn và đảm bảo hàng hóa được cung cấp đúng thời điểm.

Xây dựng tốt với nhà cung cấp để đảm bảo nguồn hàng không bị gián đoạn

2.4 Đào tạo nhân viên 

Đào tạo nhân viên để họ cần nắm rõ cách sử dụng phần mềm quản lý kho, quy trình kiểm kê và cách xử lý hàng tồn kho.

- Hướng dẫn sử dụng phần mềm quản lý kho.

- Quy trình kiểm kê hàng hóa và xử lý tình huống phát sinh.

Hãy ứng dụng công nghệ, áp dụng các mô hình quản lý hiện đại và duy trì kiểm kê định kỳ sẽ giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt hơn nguồn hàng, đảm bảo luôn sẵn sàng phục vụ khách hàng và tối ưu hóa lợi nhuận.

Với những chiến lược và lưu ý trên, doanh nghiệp nhỏ có thể xây dựng một hệ thống quản lý hàng tồn kho hiệu quả, từ đó nâng cao khả năng cạnh tranh trên thị trường.