Quản lý kho hàng là một trong những yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp hoạt động hiệu quả, tối ưu hóa chi phí và giảm thiểu rủi ro trong quá trình vận hành. Vậy, bạn đã biết đến những phương pháp nào giúp tối ưu hóa quy trình kiểm soát hàng hóa chưa? Hãy khám phá TOP 5 phương pháp quản lý kho hàng hiệu quả nhất hiện nay để tiết kiệm chi phí và nâng cao năng suất cho doanh nghiệp của bạn!

5 mô hình quản lý kho đạt hiệu quả nhất hiện nay

1. Quản lý kho hàng bằng phương pháp FIFO (First In, First Out)

FIFO là một trong những phương pháp quản lý kho hàng phổ biến nhất hiện nay, đặc biệt là đối với các doanh nghiệp sản xuất và kinh doanh hàng hóa có hạn sử dụng như thực phẩm, dược phẩm. 

Phương pháp này đảm bảo rằng hàng hóa nhập trước sẽ được xuất trước, từ đó giúp giảm thiểu rủi ro hàng hóa tồn kho bị hỏng hóc hoặc hết hạn sử dụng.

Sử dụng phương pháp FIFO giúp giảm thiểu hàng tồn kho

1.1. Ưu điểm của phương pháp FIFO

- Giảm thiểu rủi ro về hỏng hóc, quá hạn sản phẩm.

- Tăng cường hiệu quả luân chuyển hàng hóa.

- Dễ dàng theo dõi và quản lý tình trạng hàng hóa trong kho.

1.2. Áp dụng phương pháp FIFO trong thực tế

Doanh nghiệp nên phân loại hàng hóa dựa trên ngày nhập kho. Các mặt hàng nhập trước cần được đặt ở vị trí dễ tiếp cận hơn, ví dụ như ở phía trước hoặc trên cùng của kệ hàng. Điều này đảm bảo rằng khi nhân viên lấy hàng, họ luôn ưu tiên xuất hàng đã nhập trước. 

Ngoài ra, mỗi mặt hàng nên được gán nhãn rõ ràng với thông tin về ngày nhập kho và hạn sử dụng (nếu có), giúp dễ dàng xác định thứ tự hàng hóa. Từ đó, làm giảm thiểu khả năng nhầm lẫn khi xuất kho.

2. Phương pháp quản lý kho hàng LIFO (Last In, First Out)

Ngược lại với FIFO, LIFO là phương pháp quản lý kho hàng mà hàng hóa nhập sau sẽ được xuất trước.

Phương pháp này thường được áp dụng trong các ngành công nghiệp sản xuất hoặc những ngành không yêu cầu nghiêm ngặt về hạn sử dụng của sản phẩm như vật liệu xây dựng, linh kiện điện tử.

Phương pháp LIFO là giải pháp lưu kho thông minh cho vật liệu xây dựng

2.1. Ưu điểm của phương pháp LIFO

- Tiết kiệm chi phí kho bãi khi không cần di chuyển quá nhiều hàng hóa trong quá trình quản lý.

- Phù hợp với các ngành công nghiệp có sản phẩm không dễ bị ảnh hưởng bởi thời gian lưu trữ lâu.

2.2. Khi nào nên sử dụng LIFO?

Phương pháp LIFO phù hợp với các doanh nghiệp có sản phẩm lưu kho lâu hoặc ít bị ảnh hưởng bởi hạn sử dụng, chẳng hạn như ngành vật liệu xây dựng, ngành sản xuất linh kiện, gạch, xi măng hay thép,...

3. Sử dụng hệ thống quản lý kho hàng tự động (WMS)

Hệ thống quản lý kho hàng tự động (WMS - Warehouse Management System) là mô hình quản lý kho với sự hỗ trợ công nghệ tiên tiến giúp doanh nghiệp quản lý và tối ưu hóa hoạt động hàng hóa một cách toàn diện. 

Hệ thống cung cấp khả năng kiểm soát hàng tồn kho, theo dõi luồng hàng hóa và tự động hóa các quy trình quản lý kho như nhập kho, xuất kho và kiểm tra hàng hóa.

Dùng WMS để tối ưu quy trình quản lý kho một cách toàn diện

3.1. Ưu điểm của phương pháp quản lý kho hàng bằng WMS

- Tăng cường độ chính xác trong quá trình quản lý và kiểm tra hàng hóa.

- Giảm thiểu sai sót do con người, nâng cao hiệu quả vận hành.

- Tích hợp dễ dàng với các hệ thống ERP, giúp doanh nghiệp theo dõi và quản lý toàn bộ chuỗi cung ứng.

3.3. Doanh nghiệp nào nên sử dụng WMS?

WMS phù hợp với các công ty hoạt động trong lĩnh vực phân phối, bán lẻ và sản xuất đặc biệt doanh nghiệp đó có quy mô kho hàng lớn, đòi hỏi sự chính xác và hiệu quả trong quá trình quản lý. 

Đặc biệt, các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực thương mại điện tử cũng nên áp dụng WMS để cải thiện khả năng đáp ứng đơn hàng nhanh chóng hơn. 

Tối ưu kho giúp tăng trưởng doanh thu vượt trội nhờ WMS

Ngoài ra, những công ty có nhiều chi nhánh hoặc kho bãi sẽ thấy rằng WMS là giải pháp lý tưởng để đồng bộ hóa thông tin và quản lý kho trên toàn hệ thống, đảm bảo tính kịp thời trong việc cung cấp hàng hóa cho khách hàng.

4. Phương pháp quản lý kho hàng Just-in-Time (JIT)

Just-in-Time (JIT) là phương pháp quản lý kho hàng giúp doanh nghiệp duy trì lượng hàng tồn kho ở mức tối thiểu, chỉ nhập hàng hóa khi có nhu cầu thực sự. 

Phương pháp này thường được áp dụng trong các ngành sản xuất như ô tô, điện tử.

Vận hành kho hàng không gián đoạn nhờ phương pháp JIT

4.1. Ưu điểm của phương pháp JIT

- Giảm chi phí lưu trữ hàng hóa và tối ưu hóa nguồn lực tài chính.

- Tăng cường khả năng đáp ứng nhanh chóng nhu cầu của thị trường và khách hàng.

- Tránh tình trạng hàng tồn kho dư thừa, gây lãng phí không gian và nguồn lực.

4.2. Nhược điểm của JIT

Phương pháp này đòi hỏi doanh nghiệp phải có hệ thống quy trình quản lý kho và cung ứng chính xác, vì bất kỳ sự chậm trễ nào trong chuỗi cung ứng đều có thể ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất và kinh doanh.

5. Phương pháp quản lý hàng tồn kho ABC

Phương pháp ABC là một kỹ thuật phân loại hàng tồn kho dựa trên giá trị của hàng hóa và tần suất sử dụng của chúng. Trong đó:

- Hạng A: Hàng hóa có giá trị cao nhưng tần suất sử dụng thấp.

- Hạng B: Hàng hóa có giá trị trung bình và tần suất sử dụng trung bình.

- Hạng C: Hàng hóa có giá trị thấp nhưng tần suất sử dụng cao.

Quản lý kho dễ dàng với phương pháp ABC

5.1. Ưu điểm của phương pháp ABC

- Tối ưu hóa nguồn lực và chi phí lưu trữ hàng hóa, giúp doanh nghiệp tập trung vào việc quản lý những mặt hàng quan trọng nhất.

- Tăng hiệu quả quản lý bằng cách tập trung vào các sản phẩm chủ lực, giúp giảm chi phí kiểm kê và quản lý kho hàng.

5.2. Ứng dụng ABC trong quản lý kho

- Xác định tiêu chí phân loại: Dựa trên giá trị và mức tiêu thụ của hàng hóa. Sử dụng dữ liệu bán hàng để đánh giá giá trị từng mặt hàng.

- Phân tích dữ liệu: Thu thập thông tin về doanh thu và tần suất tiêu thụ để xác định nhóm hàng.

- Phân nhóm hàng hóa:

+ Nhóm A: Mặt hàng có giá trị cao (chiếm 70-80% doanh thu, nhưng 10-20% số lượng).

+ Nhóm B: Mặt hàng có giá trị trung bình (15-25% doanh thu, 30% số lượng).

+ Nhóm C: Mặt hàng có giá trị thấp (5-10% doanh thu, 50-70% số lượng).

- Quản lý tồn kho theo nhóm:

+ Nhóm A: Theo dõi chặt chẽ, duy trì sẵn hàng.

+ Nhóm B: Kiểm soát vừa phải, đánh giá định kỳ.

+ Nhóm C: Quản lý đơn giản, duy trì mức tồn kho tối thiểu.

- Đánh giá và điều chỉnh: Thường xuyên xem xét hiệu quả phân loại và điều chỉnh dựa trên thay đổi trong nhu cầu và thị trường.

Việc áp dụng các phương pháp quản lý kho hàng hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa hoạt động, giảm thiểu chi phí và nâng cao sự hài lòng của khách hàng. Tùy thuộc vào mô hình kinh doanh và đặc thù sản phẩm, doanh nghiệp của bạn nên chọn lựa phương pháp phù hợp để đạt được kết quả tốt nhất trong quản lý kho. Hãy bắt đầu áp dụng ngay hôm nay để nâng cao hiệu suất kinh doanh!

>> Xem thêm: 10 phần mềm quản lý kho hàng tối ưu, dễ sử dụng nhất