Việc áp dụng tiêu chuẩn 5S trong quản lý kho vận không chỉ đơn thuần là một phương pháp sắp xếp và quản lý không gian, mà còn là một “chiến lược” quản lý toàn diện. Điều này giúp tối ưu hóa hiệu suất và nâng cao hiệu quả hoạt động kho hàng.

Vậy tiêu chuẩn 5S trong quản lý kho là gì? Mục đích, nguyên tắc và cách áp dụng trong thực tế sẽ như thế nào?

 

Tiêu chuẩn 5S trong quản lý kho hàng là gì? 

 

Tiêu chuẩn 5S quản lý kho xuất phát từ Nhật Bản và được Toyota áp dụng lần đầu tiên. Mục đích chính của tiêu chuẩn 5S là tối ưu hóa quản lý vật tư và hàng hóa, cải thiện thời gian đặt hàng và hoàn thiện mô hình quản lý kho. "5S" là viết tắt của 5 từ tiếng Nhật, bao gồm:

 

 

 

1. Seri (sàng lọc): Loại bỏ những thứ không cần thiết, tái sử dụng hoặc bán đi.

 

2. Seiton (sắp xếp): Sắp xếp hàng hóa và vật tư một cách khoa học để dễ tìm và sử dụng.

 

3. Seiso (sạch sẽ): Thực hiện vệ sinh định kỳ để đảm bảo môi trường làm việc không có rác thải và bụi bẩn.

 

4. Seiketsu (săn sóc): Duy trì và kiểm tra thường xuyên để duy trì các tiêu chuẩn 3S đã nêu trên.

 

5. Shitsuke (sẵn sàng): Tạo ra thói quen và ý thức trong việc duy trì và áp dụng 5S để duy trì môi trường làm việc thuận tiện và hiệu quả.

 

Mục đích của việc quản lý kho theo tiêu chuẩn 5S

 

Tiêu chuẩn 5S quản lý kho có mục tiêu quan trọng là phát hiện và loại bỏ các vấn đề bất thường xảy ra, giúp tiết kiệm thời gian và công sức, đồng thời tạo ra sự tổ chức và quản lý hoàn hảo cho hệ thống công việc. Bên cạnh đó, 5S tiêu chuẩn quản lý kho hàng cung cấp môi trường làm việc lý tưởng, thúc đẩy hiệu suất làm việc và là công cụ cơ bản - không thể thiếu trong quản trị tinh gọn Lean.

 

 

 

Cách doanh nghiệp áp dụng phương pháp 5S trong quản lý kho

 

Quy trình 5S trong quản lý kho hàng sẽ đi theo thứ tự 1-2-3-4-5 như đã đề cập ở mục đầu tiên. Cụ thể như sau:

 

1. Seri (sàng lọc)

 

Bước “Seri - sàng lọc” thể hiện tầm quan trọng của việc sắp xếp, phân loại và ưu tiên hàng hóa/vật tư dựa trên từng đối tượng, tần suất sử dụng, và mục đích sử dụng.

 

Các doanh nghiệp quản lý hàng tồn kho theo các nguyên tắc như LIFO (Last In, First Out), FIFO (First In, First Out), hoặc FEFO (First Expired, First Out để xác định mặt hàng nào cần được ưu tiên xuất ra. Ví dụ, trong trường hợp hàng tồn kho được quản lý dựa trên nguyên tắc FIFO, việc sắp xếp hàng hóa trên các kệ hoặc vị trí gần với cửa ra vào sẽ giúp dễ dàng lấy hàng và đảm bảo hàng luôn được sử dụng theo thứ tự nhập vào.

 

 

Sàng lọc không chỉ đơn giản là việc phân loại hàng hóa, mà còn liên quan đến việc loại bỏ những vật dụng không cần thiết hoặc những thiết bị hỏng hóc. Thông qua việc loại bỏ những thứ không cần thiết, doanh nghiệp có thể giảm bớt sự lãng phí không chỉ về không gian lưu trữ mà còn về thời gian và công sức. Điều này làm cho diện tích trong kho được tối ưu hóa, tạo điều kiện cho việc sắp xếp và lưu trữ hiệu quả hơn.

 

Ngoài ra, công việc sàng lọc còn thúc đẩy sự tổ chức trong quản lý kho, đặc biệt khi áp dụng 5S như một phần của mô hình quản trị tinh gọn Lean. Sàng lọc là bước đầu tiên và quan trọng để chuẩn bị cho các bước tiếp theo của tiêu chuẩn 5S trong quản lý kho vận, bao gồm sắp xếp (Seiton), sạch sẽ (Seiso), săn sóc (Seiketsu) và sẵn sàng (Shitsuke).

 

2. Seiton (sắp xếp)

 

Việc sắp xếp trong khâu quản lý kho hàng là một bước quan trọng nếu doanh nghiệp muốn tối ưu hóa mô hình quản lý kho. Nguyên tắc cơ bản nhưng trọng tâm và có thể áp dụng cho tất cả mọi thứ trong kho bao gồm hàng hóa, dụng cụ hoạt động của Seiton là: Dễ tìm - dễ thấy - dễ lấy - dễ kiểm tra - dễ trả lại. 

Để làm được điều này, mọi thứ cần được đặt tại vị trí cụ thể của chúng - đúng chỗ. Sản phẩm và hàng hóa cần được sắp xếp đúng nguyên tắc sao cho khi cần, chúng có thể được lấy một cách nhanh chóng và thuận tiện nhất.

 

 

 

Ví dụ:

 

- Hàng hóa nặng nên được đặt ở phía dưới, trong khi hàng nhẹ nên được đặt phía trên. 

 

- Hàng nhập trước, hàng có hạn dùng ngắn hơn sẽ được đặt ở phía ngoài để xuất đi trước.

 

3. Seiso (sạch sẽ)

"Sạch sẽ" (Seiso) trong tiêu chuẩn quản lý kho 5S đề cập đến việc duy trì môi trường làm việc và kho lưu trữ luôn luôn trong tình trạng sạch sẽ thông qua việc thường xuyên vệ sinh, lau chùi, dọn dẹp. Trong các kho lưu trữ thiết bị và sản phẩm công nghệ, sự sạch sẽ giúp bảo vệ máy móc khỏi bụi bẩn và đảm bảo tuổi thọ của chúng. Trong trường hợp kho lưu trữ thực phẩm và lương thực, chất lượng và tính an toàn của thực phẩm được đảm bảo khi được giữ sạch sẽ. 

 

 

Ngoài ra, việc duy trì môi trường làm việc sạch sẽ không chỉ thể hiện tính chuyên nghiệp của doanh nghiệp mà còn cho thấy mức độ quan tâm và tôn trọng đối với khách hàng. Sự sạch sẽ tạo ra ấn tượng tích cực trong việc xây dựng uy tín và sự tin tưởng của khách hàng đối với doanh nghiệp.

 

4. Seiketsu (săn sóc)

Trong giai đoạn này, mục tiêu chính là duy trì các tiêu chuẩn 3S (Seiri, Seiton, Seiso) đã được thiết lập ở các giai đoạn trước đó. 

Để thực hiện Seiketsu, doanh nghiệp cần đặt ra các mục tiêu cụ thể cho khu vực kho dựa trên đặc thù của mình. Mỗi doanh nghiệp có các yêu cầu kho vận riêng biệt và việc thiết lập mục tiêu sẽ phụ thuộc vào những yêu cầu đó. Điều này giúp doanh nghiệp trở nên linh hoạt và chủ động trong mọi tình huống quản trị kho vận.

 

5. Shitsuke (sẵn sàng)

Tiêu chuẩn "Shitsuke - Sẵn Sàng" trong 5S quản lý kho đòi hỏi sự tự giác và kiên nhẫn của toàn bộ nhân sự trong khu vực kho. Mấu chốt là phải duy trì và thực hiện tiêu chuẩn 5S liên tục, không chỉ là một lần thì mới đạt hiệu quả. Điều này đòi hỏi sự phối hợp nghiêm túc từ cả những người quản lý và nhân viên kho.

 

 

Việc hiểu và áp dụng tiêu chuẩn 5S trong quản lý kho vận nhìn chung sẽ giúp doanh nghiệp quản lý tốt kho hàng, tránh thất thoát hàng; gia tăng hiệu suất vận hành kho; mang lại môi trường làm việc an toàn, thoải mái cho người lao động và cải thiện hiệu quả hoạt động cho doanh nghiệp. 

Trên đây là những thông tin hay về tiêu chuẩn 5S trong quản lý kho vận. Hy vọng bài viết của A-Connection đã giúp bạn trang bị thêm nhiều kiến thức phục vụ cho công việc của mình. 

>>> Xem ngay: 10 phần mềm quản lý kho hàng tối ưu, dễ sử dụng nhất