Nhân viên văn phòng dành ít nhất 40 giờ mỗi tuần (và khoảng 2.000 giờ mỗi năm)  làm việc trong văn phòng. Cách bạn tổ chức không gian giữa bốn bức tường đó có thể ảnh hưởng không chỉ đến khiếu thẩm mỹ mà còn ảnh hưởng đến sự thoải mái và mức độ hoàn thành công việc.

>>> Xem thêm: 5 mẹo hack không gian văn phòng: Vừa nghệ thuật vừa làm việc hiệu quả

 

 

Việc sửa sang lại bố cục văn phòng của bạn không chỉ đơn thuần là tận dụng nơi làm việc một cách hiệu quả. Các nghiên cứu chỉ ra rằng cách bố trí văn phòng và các yếu tố môi trường khác ảnh hưởng đến hạnh phúc của nhân viên, thành công tài chính và năng suất. Một văn phòng được thiết kế kém có thể dẫn đến “mức độ căng thẳng cao hơn, rạn nứt tình cảm giữa các bộ phận, sự oán giận trong công ty, nhân viên cãi nhau, các vấn đề sức khỏe tâm thần, lo lắng và thậm chí các vấn đề thể chất như đau lưng và giảm thị lực”, Jeff Pochepan viết cho Inc.com. Tuy nhiên, sử dụng không gian văn phòng đúng cách có thể thúc đẩy sự hợp tác, tạo ra cảm giác thoải mái và bình tĩnh , cung cấp cho nhân viên không gian riêng của họ và thúc đẩy năng suất.

 

Lập kế hoạch bố trí không gian văn phòng của bạn sẽ đòi hỏi nhiều hơn là chỉ sắp xếp lại một số bàn làm việc. Hãy chuẩn bị để chọn đồ nội thất, điều khiển ánh sáng, có chủ đích để hở một số không gian sàn và mua đồ trang trí. Cho dù bạn đang chuyển đến một địa điểm hoàn toàn mới hay không gian hiện tại của bạn chỉ cần thay đổi, bạn đã đến đúng nơi để tìm hiểu cách tạo ra một môi trường lý tưởng cho doanh nghiệp của mình. Dưới đây là những điều bạn cần biết về việc tối ưu hóa bố cục văn phòng của mình trước khi thực hiện bất kỳ giao dịch mua nào hoặc thuê trợ giúp thiết kế chuyên nghiệp:

 

1. Lập kế hoạch chi tiết

Trước khi bạn lắp đặt slide và mua bàn máy chạy bộ cho mọi người, bạn sẽ muốn ngồi xuống và lập ngân sách để xem những thay đổi và cập nhật này sẽ có giá như thế nào.

Tiếp theo, bạn sẽ muốn xác định ai sẽ đưa ra quyết định. Nếu bạn có đủ tiền, bạn có thể cân nhắc việc thuê một nhà thiết kế nội thất; tự mình sắp xếp không gian sẽ đỡ tốn kém hơn nhưng lại tốn nhiều thời gian hơn.

Cuối cùng, hãy chắc chắn rằng bạn xem xét các yêu cầu cá nhân của nhân viên và công ty của bạn. Bạn có thể muốn thăm dò ý kiến, chia sẻ các thiết kế tiềm năng hoặc ít nhất là nói chuyện với các báo cáo trực tiếp của bạn để tìm ra loại không gian mà họ muốn dành thời gian của mình.

 

2. Loại bỏ đồ đạc không thoải mái

Trước khi bạn sắp xếp đồ đạc, hãy cân nhắc xem có nên giữ lại hay không. Đồ nội thất cũ hoặc kém chất lượng có thể gây ra các vấn đề sức khỏe của nhân viên như đau lưng, hội chứng ống cổ tay, đau nửa đầu và mỏi mắt.

Tìm những chiếc ghế làm việc được thiết kế khoa học là một nơi tuyệt vời để bắt đầu. Hãy tìm những chiếc ghế có các biến thể tay vịn; cơ chế xoay; điều chỉnh chiều cao, chiều rộng và chiều sâu; hỗ trợ thắt lưng; và vật liệu độn. Mặc dù việc cập nhật đồ đạc hoặc lựa chọn thứ gì đó đắt tiền hơn có thể làm tổn hại đến túi tiền của bạn ngay từ đầu, nhưng nó sẽ giúp nhân viên của bạn đỡ đau đớn và chi phí chăm sóc sức khỏe.

 

3. Ưu tiên sự đa dạng

Không có giải pháp duy nhất phù hợp với tất cả, vì vậy bạn sẽ phải tính đến các đặc điểm của không gian, nhu cầu của nhân viên và thông tin chi tiết về công ty của bạn. Tuy nhiên, mọi thiết lập văn phòng nên ưu tiên sự đa dạng.

Warren Bricknell, giám đốc điều hành tại Dale Office Interiors và là đồng sở hữu của Scaletronic cho biết: “Việc tạo ra các môi trường không gian làm việc khác nhau trong một văn phòng sẽ tăng thêm tính linh hoạt tuyệt vời . Có khu vực yên tĩnh, khu vực cộng tác và đôi khi thậm chí là khu vực trò chơi thực sự có thể giúp nhân viên hoạt động tốt nhất. Đó là về việc có sự lựa chọn để làm việc theo cách phù hợp nhất với nhiệm vụ đang giao. "

 

4. Lưu ý các chi tiết công nghệ

Trước khi bạn bắt đầu vô tình di chuyển bàn làm việc ra khỏi giắc cắm điện thoại mà nhân viên cần truy cập, hãy sắp xếp thời gian để nói chuyện với bộ phận CNTT hoặc trưởng bộ phận kỹ thuật của bạn về cách sắp xếp không gian tốt nhất để mọi người có thể tiếp cận công nghệ họ cần.

Xem xét các yếu tố như vị trí của máy in, nơi lưu trữ công nghệ, vị trí gần cửa hàng, bộ định tuyến wifi và không gian cho máy chiếu và màn hình.

 

5. Cảm nhận từ vị trí nhân viên

Nghiên cứu chỉ ra rằng nhân viên trải nghiệm sự hài lòng trong công việc cao hơn khi người quản lý cho phép họ kiểm soát việc thiết lập không gian làm việc của riêng họ hoặc chọn nơi họ muốn làm việc.

Điều này có thể có nghĩa là để nhân viên của bạn sắp xếp đồ đạc theo cách họ muốn trong văn phòng của họ hoặc đặt hàng loại đồ đạc họ muốn; hoặc, nó có thể có nghĩa là cung cấp cho họ một số lựa chọn về không gian làm việc trong toàn bộ tòa nhà văn phòng. Ví dụ: một nhân viên có thể muốn trả lời email trong bốt điện thoại riêng vào buổi sáng nhưng lại mạo hiểm vào không gian chung để cộng tác với đồng nghiệp vào buổi chiều.

Nguồn: Harvard Business Review

 

6. Thiết kế khu vực cộng tác

Khuyến khích nhân viên của bạn đi bộ đến các khu vực khác nhau của văn phòng và tận hưởng không gian dành riêng cho cộng tác. Không gian cộng tác có thể đơn giản như máy tính được đặt trên bàn nơi nhiều người có thể tụ tập hoặc thoải mái như một vài chiếc ghế sang trọng xếp thành hình bán nguyệt xung quanh lò sưởi, đài phun nước trong nhà hoặc trưng bày nghệ thuật. Những không gian này là lựa chọn thay thế hiện đại, tuyệt vời để chỉ họp trong văn phòng của ai đó.

 

7. Chú ý đến ánh sáng

Ánh sáng có thể ảnh hưởng đến năng suất, sức khỏe, tâm trạng, hạnh phúc và trầm cảm. Trên thực tế, một nghiên cứu của Hiệp hội Thiết kế Nội thất Hoa Kỳ chỉ ra rằng 68% nhân viên không hài lòng về tình hình ánh sáng trong văn phòng của họ.

Hãy dạo quanh văn phòng của bạn và lưu ý những không gian không nhận đủ ánh sáng. Ánh sáng tự nhiên là lý tưởng, nhưng điều này không khả thi đối với mọi không gian, đặc biệt là nội thất văn phòng và phòng ngủ. Đối với những không gian này, hãy cân nhắc mua đèn trần mô phỏng ánh sáng tự nhiên hoặc đèn bàn ánh sáng mặt trời.

 

8. Tạo không gian thư giãn

Nghỉ giải lao là điều quan trọng và không gian văn phòng có thể giúp khuyến khích nhân viên đi ra ngoài trong vài phút khi họ cần. Hãy thử chỉ định không gian trống để làm việc trong văn phòng không có máy tính hoặc đồ dùng liên quan đến công việc.

Bricknell nói: “Ngày nay, mọi người thực sự muốn có không gian để thư giãn tại nơi làm việc. “Những không gian này có thể có đủ hình dạng và kích thước nhưng cho phép nhân viên cảm thấy thoải mái hơn, thể hiện bản thân và cộng tác tốt hơn với đồng nghiệp của họ tại nơi làm việc.”

 

9. Xem xét nhiệt độ văn phòng

Mặc dù nhiệt độ văn phòng có vẻ như là một vấn đề riêng biệt với cách bố trí văn phòng, nhưng không phải vậy. Ví dụ, ánh nắng mặt trời chiếu qua cửa sổ có thể làm cho một khu vực trở nên quá ấm, trong khi lỗ thông gió điều hòa không khí đặt trực tiếp trên tủ bên trong có thể làm cho không gian đó trở nên quá lạnh. Bạn sẽ không thể giải thích tất cả các vấn đề này, nhưng một số nhận thức về sự thay đổi nhiệt độ trong văn phòng có thể giúp bạn đưa ra các lựa chọn bố trí thông minh.

 

10. Tạo không gian mở

Bạn có thể muốn nhét càng nhiều đồ đạc vào văn phòng càng tốt, nhưng điều đó có thể gây choáng ngợp về mặt thị giác và khiến văn phòng khó di chuyển. Hãy nghĩ về không gian mở của bạn giống như khoảng trắng trên sơ yếu lý lịch.

Nhà tâm lý học thiết kế Sally Augustin cho biết: “Mức độ phức tạp thị giác vừa phải là rất tốt: chúng giúp tâm trí bạn có thể làm gì đó mà không quá bận rộn hoặc tốn thời gian”. Đừng ngại để hở một số không gian và dành nhiều không gian cho việc đi lại hoặc tụ tập ở một vị trí đứng.

 

11. Đừng quá lạm dụng màu sắc

Không có gì tệ hơn một văn phòng tối tăm, nhạt nhẽo với sự tổ chức tốt nhưng không có nhân vật hoặc đồ trang trí. Mặc dù có thể hấp dẫn để lựa chọn chức năng hơn hình thức khi nói đến thiết kế văn phòng, nhưng một chút sáng tạo sẽ giúp bạn đi một chặng đường dài.

Hãy thử bao gồm một số cây văn phòng, tác phẩm nghệ thuật, trích dẫn đầy cảm hứng và thương hiệu công ty. Tuy nhiên, hãy cẩn thận đừng lạm dụng nó. Trang trí văn phòng nên làm cho không gian trông thẩm mỹ hơn, không gây choáng ngợp cho nhân viên và khách.